Conditions générales de service

Article 1 – Définitions

Les termes utilisés, aussi bien au singulier qu’au pluriel, dans le Contrat qui commencent par une majuscule auront le sens qui leur est donné ci-dessous.

« Conditions Générales de Service » ou « CGS » : Désigne les présentes conditions.

« Contrat » : Désigne l’ensemble formé par les CGS, le ou les Devis acceptés, le ou les éventuels avenants et tout autre accord écrit entre les Parties.

« Client » : Personne physique ou moral souscrivant aux services du Prestataires.

« Devis » : Document imprimé ou électronique soumis par le Prestataire au Client pour acceptation ou refus des Prestations convenues.

« Données » : désigne les données informatiques, à caractère personnel ou non, du Client, constituées
lors de l’exécution des Prestations et qui sont mises à sa disposition et stockées par le Prestataire ;

« Information Confidentielle » : désigne toute information de quelque nature (y compris financière, technique ou commerciale), sous quelque forme et moyen que ce soit (y compris sous forme orale, écrite, magnétique, électronique, par télécommunication ou procédé informatique), dont une Partie est propriétaire ou titulaire, et qui est divulguée à l’autre Partie ou obtenue de toute autre façon par cette dernière. Nonobstant ce qui précède, ne sera pas considérée comme Information Confidentielle pour les besoins du Contrat les informations expressément exclues au sens de l’article 9 des présentes Conditions Générales de Services ;

« Partie » : Désigne collectivement ou individuellement le Prestataire et/ou le Client.

« Prestataire » : Désigne la société KABRA.

« Prestation » : Désigne les services fournis par le Prestataire et mentionnés à l’article 3 des CGS.

« Prestations d’Abonnement » : Désigne les Prestations mentionnées à l’article 3.1 des CGS.

« Prestations Ponctuelles » : Désigne les Prestations mentionnées à l’article 3.1 des CGS.

Article 2 – Champ d’application

Les présentes Conditions Générales de Service s’appliquent à l’ensemble des Prestations fournies par le Prestataire auprès des Clients professionnels uniquement et sans restriction ni réserve à toute commande passée notamment par la signature d’un Devis, sauf dérogation expresse et écrite acceptée par le Prestataire.

Il est rappelé que les dispositions du code de la consommation relatives au droit de rétractation ne sont pas applicables aux relations entre professionnels. En conséquence, le Client ne bénéficie d’aucun droit de rétractation.

Article 3 – Prestations

3.1 Typologie des Prestations

Le Prestataire propose au Client les Prestations de services suivantes :

a) Prestations ponctuelles

• Audit administratif et organisationnel ;
• Classement et structuration de documents papier et numériques ;
• Organisation des outils numériques (Drive, OneDrive, messagerie) ;
• Accompagnement méthodologique et formation associée.

b) Prestations à exécution successive fournies sous forme d’abonnement (ci-après les « Prestations d’Abonnement »)

• Suivi administratif.

Les caractéristiques, modalités d’intervention, conditions financières et délais d’exécution des Prestations sont précisés au Devis.

3.2 Périmètre des Prestations

Les Prestations sont strictement limitées au périmètre défini dans le Devis.

Toute demande supplémentaire, modification de périmètre ou dépassement du temps d’intervention prévu donnera lieu :

• soit à un avenant,
• soit à une facturation complémentaire,
• soit à une proposition d’accompagnement récurrent.

Aucune prestation hors périmètre ne pourra être exigée sans accord écrit préalable

3.3 Durée des Prestations

3.3.1 Prestations Ponctuelles

Les Prestations Ponctuelles sont conclues pour la durée strictement nécessaire à leur exécution telle qu’indiquée au Devis.

Elles prennent effet à la date de commencement figurant au Devis et prennent fin automatiquement à la réalisation complète des Prestations, sans formalité particulière.

Sauf stipulation contraire prévue au Devis, les Prestations Ponctuelles ne font l’objet d’aucune reconduction tacite.

3.3.2 Prestations d’Abonnement

Les Prestations d’Abonnement sont conclues pour une période d’engagement initiale précisée au Devis.

À l’issue de cette période initiale, elles sont renouvelées par tacite reconduction pour des périodes successives d’un (1) mois, sauf dénonciation par l’une des Parties notifiée par écrit au moins quinze (15) jours avant le terme de la période en cours.

3.3.3 Vente de matériels bureautiques

Dans le cadre de l’exécution des prestations aux 3.3.1 et 3.3.2, le Prestataire peut être amené à utiliser et/ou fournir certains matériels de bureautique nécessaires à la bonne réalisation de sa mission, tels que notamment des classeurs, supports de rangement, ou dispositifs de stockage (ex : clés USB).

A l’issue desdites prestations, le Client à la faculté de racheter tout ou partie de ces matériels dont les conditions financières seront prévues au devis ou ultérieurement par les Parties.

Ces matériels demeurent la propriété exclusive du Prestataire pendant toute la durée de la prestation, sauf stipulation contraire expresse.

Le transfert de propriété des matériels interviendra uniquement après complet paiement du prix convenu. Les matériels sont cédés en l’état au moment de la vente, sans autre garantie que celle liée à leur conformité à l’usage convenu, sauf disposition légale impérative contraire.

Le Client reconnaît avoir été informé de la nature et de l’état des matériels au moment de leur rachat.

3.4 Délais d’exécution

Les délais d’exécution sont communiqués à titre indicatif, sauf engagement exprès contraire figurant au Devis.

Ils peuvent être modifiés en cas de :

• retard imputable au Client, notamment en cas de transmission tardive des informations ou documents nécessaires ;
• intervention ou défaillance d’un tiers ;
  survenance d’un cas de force majeure tel que défini à l’article 10 des présentes ;
• plus généralement, de tout événement indépendant de la volonté du Prestataire.

En cas de retard imputable à l’une des causes susvisées, sans qu’elles ne soient limitatives, aucune pénalité de retard, indemnité ou dommages-intérêts ne pourra être réclamé au Prestataire.

Le Prestataire pourra faire évoluer, sans préjudice d’éventuelles indemnités, les délais d’exécution des Prestations sous réserve d’en informer le Client un (1) mois avant le report.

Au terme des délais figurants au Devis, la Prestation sera considérée comme accomplie et le Client pourra solliciter une nouvelle offre pour toutes Prestations complémentaires ou supplémentaires.

3.5 Annulation des Prestations Ponctuelles

Toute annulation totale ou partielle d’une Prestation Ponctuelle par le Client devra être notifiée par écrit.

Le Client sera alors redevable à titre d’indemnité forfaitaire des sommes suivantes :

• 50 % du montant hors taxes de la Prestation si l’annulation intervient plus de quarante-huit (48) heures avant la date d’intervention prévue ;
• 75 % du montant hors taxes si l’annulation intervient entre quarante-huit (48) heures et vingt-quatre (24) heures avant la date prévue ;
• 100 % du montant hors taxes si l’annulation intervient moins de vingt-quatre (24) heures avant la date prévue ou en cas d’absence du Client.

Cette indemnité est destinée à compenser le préjudice résultant de la désorganisation du planning du Prestataire.

3.6 Suspension – Résiliation

3.6.1 Suspension à l’initiative du Prestataire

En cas de manquement du Client à l’une de ses obligations contractuelles, notamment en cas de défaut de paiement, le Prestataire pourra suspendre l’exécution des Prestations après mise en demeure adressée par lettre recommandé avec accusé de réception et restée sans effet pendant un délai de huit (8) jours.

3.6.2 Résiliation pour manquement

En cas de manquement grave ou persistant non régularisé dans un délai de quinze (15) jours suivant mise en demeure adressée par lettre recommandé avec accusé de réception, la Partie non défaillante pourra résilier de plein droit tout ou partie des Prestations, sans préjudice des dommages-intérêts auxquels elle pourrait prétendre.

En cas de résiliation imputable au Client :

• Les Prestations déjà réalisées seront intégralement facturées ;
• Pour les Prestations Ponctuelles, le temps passé sera facturé sur la base du taux horaire en vigueur selon l’état d’avancement ;
• Pour les Prestations d’Abonnement, les sommes dues au titre de la période en cours resteront exigibles en totalité.

3.6.3 Résiliation à l’initiative du Client

Le Client peut résilier :

• Les Prestations d’Abonnement dans les conditions prévues à l’article 3.3.2 ;
• Toute Prestation en cas de manquement grave du Prestataire non réparé dans un délai de quinze (15) jours suivant mise en demeure adressée par lettre recommandé avec accusé de réception.

La résiliation ne pourra être invoquée en cas de retard non substantiel ou imputable au Client ou à un tiers.

Article 4 – Conditions Financières

4.1 Devis

Chaque Prestation fourni par le Prestataire, à la demande du Client, fera l’objet d’un Devis précisant la nature des Prestations, leur périmètre, leur durée estimée et leur prix.

Ce Devis sera retourné signé par le Client au plus tard dans les 30 jours suivant l’envoi de ce dernier. A défaut, le Prestataire sera libre de faire évoluer son offre sans que le Client ne puisse se prévaloir de l’offre initiale.

Chaque Devis est indépendant des autres auxquels le Client souscrit et ne pourra se prévaloir d’une offre antérieure déjà réalisée.
Le Client pourra résilier la ou les Prestations en cause dans les termes et conditions prévues à l’article 3.6.3 des présentes.

Le devis signé vaut bon de commande ferme et définitif.

Toute commande implique l’acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGS, dont le Client reconnaît avoir pris connaissance préalablement à la validation de sa commande.

Afin de favoriser la célérité de la vie des affaires, le Prestataire peut accepter à titre exceptionnel une commande par simple écrit comme engagement définitif. Cette commande aura les mêmes effets juridiques que la signature d’un Devis.

4.2 Modalités de paiement

Les Prestations seront facturées au Client conformément aux tarifs spécifiés sur le ou les Devis

Les factures sont à régler dans les trente (30) jours suivant leur date d’émission par virement bancaire sauf stipulations contraires sur le Devis.

Un acompte de trente (30) à cinquante (50) pourcent pourra être exigé à la commande et figurera sur le Devis correspondant.

4.3 TVA

Les sommes facturées au Client au titre des Prestations sont soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), au taux normal en vigueur à la date de facturation.

4.4 Intérêts de retard

En cas de non-paiement, le Client se verra appliquer des intérêts de retard sur toutes les sommes facturées et non payées à l’échéance au taux de trois (3) fois le taux d’intérêt légal en vigueur et ce jusqu’au complet paiement.
Ces intérêts de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. En outre, en cas de retard de paiement, le Client sera de plein droit débiteur, à l’égard du Prestataire, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant, fixé par décret et codifié à l’article D441-5 du Code de commerce, est égal à quarante (40) euros. Le montant de cette indemnité pourra faire l’objet d’une évolution légale que le Prestataire sera en droit d’appliquer.
Si les frais de recouvrement exposés par le Prestataire sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire (frais d’avocat, frais d’huissier…), le Prestataire sera en droit de demander une indemnisation complémentaire, sur justification.

4.5 Frais supplémentaires

Pour les besoins de l’exécution des Prestations, des frais peuvent être engagés par le Prestataire tels que des frais de déplacement, frais de bouches, frais d’hébergement. Ces frais feront l’objet d’une validation au Devis ou ultérieur écrite par les Parties.

Article 5 – Obligations du client

Le Client s’engage à :

• Fournir, sur un support lisible par le Prestataire, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution des Prestations,
• Garantir leur exactitude et leur complétude,
• Assurer la disponibilité des interlocuteurs désignés,
• Respecter les décisions organisationnelles validées conjointement,
• Honorer l’ensemble des factures émises par le Prestataire,
• Faire ses meilleurs efforts pour aider le Prestataire dans la réalisation des Prestations

Tout manquement pourra entraîner un report des délais sans remise de prix.

Article 6 – Obligations du Prestataire

Le Prestataire s’engage à :

Le Prestataire met tout en œuvre et fera ses meilleurs efforts pour la bonne réalisation de la Prestation dans les conditions qui lui sont imposées, avec les informations mises à sa disposition. Si malgré les demandes de précisions, le brief est peu détaillé ou si le Prestataire est libre d’interprétation et qu’aucune validation directe n’est possible, le Client ne pourra prétendre à aucune indemnisation.


De manière express et sous réserve des stipulations de l’article 9, le Prestataire s’engage à ne divulguer aucune Information Confidentielle ou tout type d’information qui pourrait être porté à sa connaissance du fait de l’exécution des Prestations.

Au terme de l’exécution des Prestations, le Prestataire s’engage à ne conserver aucun identifiant d’accès, aucun document ou tout fichier transmis par le Client dans le cadre de l’exécution des Prestations. En parallèle, le Prestataire s’engage à restituer au Client sur support lisible l’intégralité des documents transmis dans le cadre des Prestations.

Article 7 – Limitation de responsabilité

Chaque Partie ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects découlant de l’exécution du Contrat, tels que les pertes de revenus, de Données, de bénéfices, d’économie, de recette, d’activité, de clientèle ou de contrats, pas plus que des dommages ou pertes consécutifs à ceux-ci, ou encore des incidents indirects ou spéciaux résultant de l’exécution du Contrat.

Le Prestataire n’exerce aucune activité réglementée et n’intervient pas en qualité d’expert-comptable, de juriste, d’avocat ou de conseil fiscal. A ce titre la responsabilité du Prestataire est limitée l’exécution de la Prestation définie au Devis.

Le Client ne pourra recherche la responsabilité du Prestataire :

• Des conséquences liées à l’utilisation des documents,
• De la nature des documents
• D’erreurs, omissions ou manquements antérieurs du Client,

Le Client déclare et garantit être titulaire de l’ensemble des droits et autorisations nécessaires relatifs aux documents, données et informations transmis au Prestataire dans le cadre des Prestations, ou être dûment habilité à en disposer.

Le Client garantit le Prestataire contre toute réclamation, action, revendication ou recours émanant de tout tiers, fondé notamment sur la nature, le contenu, l’exactitude, l’exploitation, la détention ou l’utilisation desdits documents, données ou informations.

À ce titre, le Client s’engage à indemniser le Prestataire de l’ensemble des conséquences financières qui pourraient en résulter, incluant notamment les condamnations, dommages et intérêts, frais de procédure et honoraires de conseil.

Au terme de la ou des Prestations, une feuille de mission sera signée par les Parties dans les deux (2) semaines suivant ledit terme. Le cas échéant, la Prestation est considérée comme accomplie sans réserve. Il appartient au Client de justifier tout manquement ou réserve émise.  

Article 8 – Droit de propriété

8.1 Documents du Client

Sauf mention contraire :

• Les livrables réalisés pour le Client lui sont remis pour un usage dont la responsabilité du Prestataire ne peut être recherchée,
• Les méthodes, modèles, outils et savoir-faire demeurent la propriété exclusive du Prestataire.

Toute reproduction ou diffusion sans autorisation du Client est interdite.

8.2 Support de la prestation de formation

Les supports, documents, méthodes et contenus remis dans le cadre des Prestations de formation demeurent la propriété exclusive du Prestataire au titre du droit d’auteur.

Ils sont mis à disposition du Client pour son usage interne uniquement.

Toute reproduction, diffusion, modification ou exploitation sans autorisation écrite préalable est interdite et engagera la responsabilité du Client et le Prestataire sera fondé à réclamer, à titre de clause pénale, le versement d’une pénalité de 3.000€, sans préjudice d’éventuelles poursuites judiciaires qui seraient mises en œuvre.

8.3 Marques des Parties

Les marques des Parties demeurent la propriété exclusive de chacune d’entre elle.
Toute reproduction totale ou partielle, modification ou utilisation de ces marques, illustrations, images et logotypes, pour quelque motif et sur quelque support que ce soit, sans accord exprès et préalable de la Partie propriétaire, est strictement interdite.
Il en est de même de toute combinaison ou conjonction avec tout autre marque, symbole, logotype et plus généralement tout signe distinctif destiné à former un logo composite. Il en est de même pour tout droit d’auteur, dessin, modèle et brevet qui sont la propriété respective des Parties.

Article 9 – Confidentialité

Sous réserve des stipulations du présent article, chacune des Parties gardera confidentiels :

• Les termes du Contrat ;
• Et toutes les Informations Confidentielles qu’elle pourrait obtenir de l’autre Partie.

Les obligations incombant à chacune des Parties au titre du présent article ne s’appliqueront pas aux informations :

• Connues du public ou tombant dans le domaine public autrement que du fait d’une action ou omission de l’autre Partie ;
• Qu’une des Parties est tenue de divulguer en vertu d’une obligation légale ou réglementaire ou sur une réquisition d’un tribunal compétent ou d’un Commissaire aux comptes ;
• Ou dont la Partie réceptrice peut prouver qu’elles étaient connues d’elle antérieurement à la date de leur communication par l’autre Partie.

Le Prestataire pourra, sous réserve d’en informer le Client, divulguer le nom commercial et le logo du Client à des tiers, uniquement à des fins de promotion des activités du Prestataire.
Les Parties s’engagent à ne communiquer les Informations Confidentielles qu’aux salariés et sous-traitants devant nécessairement y avoir accès pour l’exercice de leurs fonctions et à s’assurer que ces derniers en respectent le caractère confidentiel.

Les stipulations du présent article survivront à l’extinction du Contrat ou son expiration pour quelque cause que ce soit pendant une durée de cinq (5) ans ou jusqu’à ce que les Informations Confidentielles concernées tombent dans le domaine public sans violation de leurs obligations contractuelles par les Parties.

Par ailleurs, les Parties s’engagent à :

• Traiter les Informations Confidentielles de l’autre Partie avec le même degré de protection qu’elles accordent à leurs propres Informations Confidentielles ;
• Conserver les Informations Confidentielles de l’autre Partie et s’assurer qu’elles ne soient pas divulguées ni susceptibles de l’être directement ou indirectement à tout tiers ;
• Ne porter en aucune façon atteinte aux droits de propriété intellectuelle portant sur les Informations Confidentielles ;
• Éviter que les Informations Confidentielles ne soient copiées, reproduites, dupliquées, en partie ou en totalité, lorsque de telles copies, reproductions ou duplications ne sont pas directement liées à l’exécution du Contrat.

Article 10 – Force majeure

Aucune des Parties ne saurait être tenue pour responsable en cas de retard ou défaillance dans l’exécution de ses obligations au titre des présentes, dès lors que ce retard ou cette défaillance est imputable à la survenance d’un événement revêtant les caractéristiques de la force majeure telle que défini par la loi ou la jurisprudence.

Chaque partie notifiera dans les meilleurs délais à l’autre, par écrit, la survenance de tout cas de force majeure.

Les obligations de la Partie défaillante et en particulier les délais requis pour l’exécution de ses obligations, sont suspendues sans qu’elle n’encoure de responsabilité quelle qu’elle soit.

Les Parties s’efforceront, dans la mesure du possible, d’atténuer les effets des cas de force majeure.
Si un cas de force majeure empêche l’une des Parties d’exécuter une obligation essentielle au titre d’une commande et/ou des présentes pendant une période de plus de trente (30) jours ouvrés, chacune des parties pourra résilier la commande concernée et/ou les présentes, selon le cas, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, sans indemnités ou versement de dédommagements pour l’une ou l’autre des Parties.

Article 11 – Données personnelles

Pour tout traitement de données personnelles effectué en relation avec le présent contrat, les parties se conformeront au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), ainsi qu’à toutes les règles complémentaires applicables aux données personnelles en France (ci-après « RGPD »).

Chaque partie déclare et garantit à l’autre partie qu’elle se conformera strictement au RGPD pour tout traitement de données personnelles effectué en rapport avec ce contrat.
Nonobstant toute clause contraire, les parties n’encourront aucune responsabilité contractuelle au titre du présent contrat, dans la mesure où le respect du RGPD les empêcherait d’exécuter l’une de leurs obligations au titre de ce contrat.

Article 12 – Modification

Le Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes CGS à tout moment. Les nouvelles conditions seront applicables aux Prestations d’Abonnement en cours sous réserve d’en avoir informé le Client trente (30) jours avant leur entrée en vigueur.

Le Client ne pourra se prévaloir des anciennes CGS lors de la signature d’un nouveau Devis postérieur à leur entrée en vigueur.

Article 13 – Droit applicable

Le Contrat est soumis au droit français et tout litige relatif à sa conclusion, son existence, son interprétation, son exécution, sa validité ou tout autre aspect, sera réglé conformément à ce droit.

Article 14 – Tribunal compétent

Tous différends découlant du Contrat doivent, en premier lieu, et dans toute la mesure du possible, être réglés au moyen de négociations amiables entre les parties.

A défaut d’un accord amiable entre les parties, dans un délai d’un (1) mois à compter de la lettre recommandée avec accusé de réception initialisant les négociations et adressée par la partie la plus diligente, tout litige relatif au Contrat sera soumis à la compétence exclusive des Tribunaux de Paris. Les Parties acceptent de se soumettre à cette compétence exclusive, même en cas de référé, d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs. Rien dans le Contrat ne fait obstacle à l’introduction par l’une des Parties d’une action en référé.

Article 15 – Non renonciation et indépendance des articles

Dans le cas où l’une quelconque des dispositions et/ou l’un quelconque des articles du Contrat serait déclarée nul(le), illégal(e), ou inapplicable par un tribunal compétent ou toute autre autorité compétente, ladite disposition et/ou ledit article devra alors être écarté pour l’exécution du Contrat.

Le Contrat restera en vigueur et continuera à s’appliquer dans ses autres dispositions, dans les limites posées par la loi.

Le fait, pour l’une des Parties, de ne pas se prévaloir d’un manquement par l’autre Partie, à l’une quelconque des obligations visées dans les présentes, ne saurait être interprété pour l’avenir comme une renonciation à l’obligation en cause.

Article 16 – Évolution des Conditions Générales de Service

Le Prestataire se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions Générales de Service, afin notamment de les adapter aux évolutions légales, réglementaires, ou à ses pratiques commerciales.

Toute modification des CGS sera portée à la connaissance du Client par tout moyen approprié, notamment par communication écrite ou mise à disposition sur le site internet du Prestataire.

Les CGS applicables sont celles en vigueur à la date de signature du devis ou de la commande par le Client. Toutefois, en cas de relation contractuelle continue ou de prestations successives, les CGS modifiées s’appliqueront aux prestations futures, sous réserve que le Client en ait été préalablement informé.

En cas de désaccord du Client sur les nouvelles CGS, celui-ci dispose de la faculté de refuser leur application pour les prestations à venir, sans que cela n’affecte l’exécution des prestations en cours déjà engagées, sauf accord contraire des parties.